สมาคมภาครัฐหรือวิชาชีพใด ๆ มีหน่วยงานกำกับดูแลซึ่งตามความถี่ที่ระบุไว้ในกฎบัตรจะต้องมีการประชุมผู้ที่สนใจในการจัดการรายงานและการเลือกตั้ง การเข้าสู่การประชุมดังกล่าวเปิดให้สมาชิกทุกคนในสังคมนี้หรือผู้ได้รับมอบหมายจากกลุ่มผู้เข้าร่วมด้วยวิธีนี้พวกเขาใช้สิทธิของพวกเขาในการเข้าร่วมในกิจกรรมของตน
คู่มือการใช้งาน
1
คิดในวาระการประชุม เนื่องจากรายงานและการเลือกตั้งเป็นหนึ่งในประเด็นที่สำคัญการคาดการณ์ในกรณีนี้จะสูงที่สุด ดังนั้นนอกเหนือจากหัวข้อเหล่านี้คุณสามารถรวมประเด็นเร่งด่วนอื่น ๆ ในวาระการประชุมที่คุณจะหารือกับสมาชิกของสมาคมของคุณ ตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ที่จะรายงานการประชุมและการเลือกตั้ง ห้องที่วางแผนจะจัดขึ้นควรจะสามารถเข้าถึงได้และกว้างขวางพอที่จะรองรับทุกคน
2
แจ้งทุกคนที่มีความสนใจในการจัดการประชุมรายงานการเลือกตั้ง โดยส่งคำเชิญที่ระบุวาระวันที่และสถานที่ของการประชุม วางสายการประกาศด้วยข้อมูลนี้ในสถานที่ที่สมาชิกจำนวนมากที่สุดของสมาคมนี้สามารถเห็นได้ หากจำเป็นให้วางประกาศดังกล่าวลงในสื่อและโทรทัศน์
3
จัดระเบียบการลงทะเบียนของผู้เข้าร่วมซึ่งควรเริ่มครึ่งชั่วโมงก่อนการประชุม มอบหมายผู้รับจดทะเบียนให้มีจำนวนเพียงพอเพื่อเริ่มต้นผู้ที่มีโอกาสระบุข้อมูลส่วนบุคคล โดยทั่วไปนี่คือชื่อนามสกุลชื่อและนามสกุลหน่วยงานหรือหน่วยงานโครงสร้างที่อยู่ของสถานที่ที่ลงทะเบียนหรือที่อยู่อาศัยข้อมูลการติดต่อ
4
เลือกตั้งประธานและเลขานุการของการประชุม โปรดทราบว่าประธานคณะกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้งของคุณไม่สามารถได้รับเลือกเป็นประธานในที่ประชุม หากจำเป็นหากมีการระบุไว้ในข้อบังคับตามกฎหมายให้เลือกคณะกรรมการข้อมูลประจำตัวที่จะตรวจสอบข้อมูลประจำตัวของเจ้าหน้าที่ถ้าพวกเขาจะถูกเลือกจากกลุ่มของสมาชิกของสมาคม
5
เลขานุการจะต้องเก็บบันทึก ในพิธีสารนี้สะท้อนถึงจำนวนผู้ได้รับมอบหมายหรือสมาชิกของสมาคมที่เข้าร่วมประชุมซึ่งได้รับการเลือกตั้งเป็นประธานเลขานุการและผลการลงคะแนนใด ๆ
6
ประธานคณะกรรมการที่ได้รับการเลือกตั้งจะทำรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำ ในพิธีสารนี้สะท้อนถึงการลงคะแนนทั้งหมดด้วยการประเมินไม่ว่าจะได้รับการยอมรับว่าเป็นที่น่าพอใจหรือไม่ ที่ประชุมควรรับฟังข้อเสนอเกี่ยวกับองค์ประกอบใหม่ของหน่วยงานที่ได้รับการเลือกตั้งหารือและออกเสียงลงคะแนนแยกผู้สมัครแต่ละคน สะท้อนผลการลงคะแนนในไม่กี่นาที
7
หลังจากที่มีการหารือในประเด็นต่าง ๆ ที่ระบุไว้ในระเบียบวาระการประชุมประธานที่ประชุมจะต้องปิดและลงนามในพิธีสารการถือครองร่วมกับเลขานุการ
