ข้อความโทรศัพท์เป็นข้อความสั้น ๆ แต่สำคัญที่ส่งทางโทรศัพท์ ดังนั้นพวกเขาส่วนใหญ่มักแจ้งเกี่ยวกับการจัดการประชุมการประชุมและการประชุม ข้อความโทรศัพท์อาจมีคำสั่งเร่งด่วนจากหัวหน้า ข้อความโทรศัพท์จะเข้ามาที่คุณยอมรับและส่งออกที่คุณส่ง ทั้งสองประเภทมีการออกแบบที่คล้ายกัน
คู่มือการใช้งาน
1
ที่มุมบนซ้ายของแผ่นกระดาษให้ใส่ชื่อเต็มขององค์กรของคุณและหากจำเป็นให้ระบุชื่อหน่วยโครงสร้างเช่น "การบริหารเมือง" และสำนักงานการศึกษา
2
ที่มุมขวาบนป้อนผู้รับข้อความโทรศัพท์ ระบุตำแหน่งนามสกุลและชื่อย่อของบุคคล: "สำหรับผู้อำนวยการโรงเรียนหมายเลข 37 Ivanov I.I" หากมีผู้รับหลายคนคุณไม่จำเป็นต้องระบุนามสกุล: "ถึงผู้บริหารโรงเรียนแห่งเมืองเอ็น" แนบรายชื่อสถาบันที่ถูกส่งไปยังข้อความโทรศัพท์
3
วางคำว่า "Telephone message" และหมายเลขประจำสินค้าสองบรรทัดด้านล่าง สำหรับข้อความโทรศัพท์ขาออกด้านล่างให้ระบุวันที่รวบรวม
4
จากนั้นติดตามข้อความจริงของข้อความโทรศัพท์:“ ในวันที่ 22 กุมภาพันธ์เวลา 17.00 น. จะมีการประชุมที่แผนกการศึกษาเกี่ยวกับการปรับปรุงกิจกรรมของโรงเรียนในเมือง เมื่อเตรียมข้อความโทรศัพท์ให้หลีกเลี่ยงคำและวลีที่ยากต่อการได้ยินและออกเสียงยาก โปรดจำไว้ว่าข้อความควรเป็นข้อมูลและสั้น - ไม่เกิน 50 คำ
5
เมื่อส่งข้อความโทรศัพท์ให้ออกเสียงคำนั้นอย่างชัดเจนโดยเฉพาะที่อยู่ชื่อนามสกุลชื่อกลางและชื่อคนชื่อถนนวันที่และเวลาของเหตุการณ์ ในตอนท้ายอย่าลืมอ่านข้อความอีกครั้งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่สนทนาของคุณเขียนทุกอย่างถูกต้องแล้ว เมื่อคุณได้รับข้อความทางโทรศัพท์ให้ฟังอย่างระมัดระวัง หากคุณมีคำถามให้ล้างออกทันที
6
ภายใต้ข้อความหลักคือตำแหน่งนามสกุลและชื่อย่อของหัวหน้าที่ลงนามในข้อความโทรศัพท์: "หัวหน้าแผนกการศึกษา Petrov P. P. " เอกสารที่ส่งออกจะต้องมีลายเซ็นส่วนตัวด้วย
7
ที่ด้านล่างของหน้าให้ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่ทำงานกับข้อความโทรศัพท์ โดยทั่วไปตำแหน่งตำแหน่งและชื่อย่อของบุคคลที่ส่งข้อความโทรศัพท์ที่ทำงานของเขารวมถึงวันที่และเวลาของการถ่ายโอนจะอยู่ทางซ้าย ด้านขวาคือข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่ยอมรับเอกสาร: ตำแหน่งนามสกุลและชื่อย่อหมายเลขโทรศัพท์วันที่และเวลาที่รับเอกสาร
8
ข้อความโทรศัพท์ขาออกถูกเขียนขึ้นเป็นชุดเดียวและเก็บไว้ในโฟลเดอร์พิเศษ มันจะดีกว่าที่จะมีข้อความที่เข้ามาในสองชุด: คุณจะให้คนแรกที่หัวสำหรับการทำงานต่อไปและที่สอง - ใส่ในโฟลเดอร์สำหรับการจัดเก็บ
คำแนะนำที่เป็นประโยชน์
เตรียมแบบฟอร์มข้อความโทรศัพท์บนคอมพิวเตอร์ พวกเขาสะดวกในการใช้ คุณจะสามารถป้อนข้อมูลลงในกราฟที่จำเป็นด้วยมือโดยไม่ต้องเขียนทับข้อมูลที่ทำซ้ำอีกครั้ง แบบฟอร์มจะเหมือนกันสำหรับข้อความโทรศัพท์เข้าและออก
